Basta commesse su un Excel, tariffe su un altro e budget su un terzo. Ogni ora e ogni euro hanno una commessa.
In Team Chart ogni commessa ha tipo (T&M, Fixed Price o Services), cliente, periodo, budget, responsabile e persone assegnate. Le tariffe valgono per periodo e ne resta lo storico.
Commesse, centri di costo e divisioni stanno nella stessa base dati in cui le persone caricano le ore, i fornitori fatturano e le spese vengono registrate.
Budget consumato e margine si aggiornano mentre il lavoro procede, e se una commessa sta sforando lo scopri quando puoi ancora intervenire. Il conto economico si legge per commessa, cliente o divisione, con consuntivo e previsioni.
Dal totale puoi scendere fino al singolo consulente e alla riga di timesheet che ha generato il costo.
Basta una matrice delle competenze su Excel che invecchia in un trimestre. Le competenze le aggiornano le persone, l’HR le valida.
Team Chart parte da un catalogo di skill e certificazioni dell’azienda. Ogni persona indica le proprie competenze e il proprio livello, e l’HR normalizza e valida i dati, così il catalogo resta pulito. Le certificazioni riportano ente certificatore e scadenza.
Il sistema registra quando ciascuno ha aggiornato il proprio profilo l’ultima volta e manda un promemoria automatico via email a chi è rimasto indietro, così la matrice non diventa una fotografia del passato.
Quando nasce una commessa nuova, cerchi per skill, ruolo, sede o progetto e trovi in pochi secondi le persone giuste. Il report aggregato mostra le competenze dell’azienda, dove sei forte e dove ti manca qualcosa.
Smetti di confrontare a mano ordini, timesheet e fatture su tre file diversi. Fai la riconciliazione, cliente e fornitore, mese per mese.
Ogni ordine ha importo, periodo, voci di servizio e consulenti. Il ricavo matura dalle ore lavorate per le commesse T&M e viene distribuito sui mesi per Fixed Price e Services. Le fatture che coprono più mesi vengono ripartite sui mesi di competenza. Gli incassi si registrano anche se parziali.
Per ogni mese vedi affiancati ordinato, maturato e fatturato. Team Chart segnala le ore lavorate che nessun ordine copre, cioè il fatturato che di solito si perde per strada, e le spese da rifatturare compaiono tra le voci ancora da fatturare.
L’ordine di un fornitore può coprire più commesse e più consulenti, ognuno con tariffa e quantità. Il costo si ripartisce da solo e le ore lavorate si confrontano con quanto fatturato dal fornitore, per mese e per consulente. Ogni vista si esporta per il confronto con la contabilità.
Basta solleciti via mail e controlli a mano su chi ha compilato. La chiusura del mese non porta più via due giorni.
In Team Chart ogni persona carica le ore solo sulle commesse aperte a cui è assegnata, quindi le ore su progetti chiusi o sbagliati non entrano proprio. Il mese segue un flusso preciso: compilazione, invio, approvazione e blocco.
PM e Business Manager approvano solo le proprie commesse e i propri centri di costo.
I controlli sono automatici: ore massime al giorno, commesse chiuse, date di fine contratto. Se serve una correzione dopo il blocco, il timesheet si riapre per un periodo di modifica limitato.
Una volta bloccate, le ore diventano costo di commessa, generano i buoni pasto maturati e alimentano i report presenze di interni ed esterni. I report si esportano in XLS o PDF e segnalano a colpo d’occhio i timesheet non ancora approvati.
Nessun consulente esterno lavora senza un ordine che lo copra. Team Chart calcola la fine copertura di ogni esterno dagli ordini fornitore e avvisa a 30 giorni dalla scadenza. Se l’ordine non viene rinnovato, dopo 14 giorni di tolleranza l’accesso si blocca da solo.
Si contano da soli. Il buono matura quando il timesheet supera la soglia di ore che imposti. Da lì gestisci l’ordine al fornitore con più tagli, l’assegnazione ai dipendenti e la quadratura annuale con il riporto dall’anno prima.
Giustificativi allegati, approvazione per centro di costo e per commessa, niente moduli via mail. Le spese su commessa entrano nei costi, e quelle rifatturabili compaiono tra ciò che è ancora da fatturare al cliente.
Carichi il PDF unico che ti manda lo studio paghe. Team Chart riconosce ogni dipendente dal codice fiscale e consegna cedolini, tredicesima, quattordicesima, MBO e CU nella sua area personale. Un documento già consegnato non parte due volte.
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